Meerwerk vergeten te factureren? Zo voorkom je dat

Je staat op de steiger, ziet dat de dakgoot veel slechter is dan gedacht, en besluit hem meteen mee te behandelen. Een halfuurtje extra werk, beetje meer verf - lijkt niet zo veel. Drie weken later zit je achter je administratie en denk je: "Shit, dat heb ik helemaal niet gefactureerd."

Herkenbaar? Je bent niet de enige. Uit onderzoek blijkt dat ambachtslieden gemiddeld 15-20% van hun meerwerk vergeten door te rekenen. Dat is pure winst die door je vingers glipt.

Waarom vergeten we meerwerk te factureren?

Het gebeurt vaak in de hectiek van de klus. Je bent bezig, ziet iets wat aangepakt moet worden, lost het direct op - zoals een goede vakman doet. Maar die kleine extra werkzaamheden stapelen zich op:

- Extra schuurwerk omdat het hout slechter was dan verwacht - Een raam dat toch mee geverfd moet worden - Buitenlakwerk dat meer laagjes nodig heeft - Onverwachte herstelwerkzaamheden aan kozijnen

In je hoofd denk je: "Dat schrijf ik straks wel op." Maar op het einde van een lange werkdag ben je moe, wil je naar huis, en vergeet je de helft.

Leg meerwerk direct vast - altijd

De gouden regel: zodra je meerwerk doet, leg je het vast. Niet 's avonds, niet volgende week, maar nu. Pak je telefoon, maak een foto, schrijf het op. Wat je ook doet, zorg dat er bewijs is.

Veel vakmannen maken de fout dat ze denken: "Ach, de klant zag het toch ook." Maar drie weken later weet de klant het niet meer, of denkt hij dat het bij de oorspronkelijke prijs hoorde.

Communiceer meerwerk vooraf

Verras je klant nooit achteraf met extra kosten. Zeg je bij elke extra handeling: "Meneer Janssen, ik zie dat deze kozijn ook behandeld moet worden. Dat was niet in de offerte, maar ik kan het er direct bij doen voor ongeveer 45 euro. Zal ik dat meenemen?"

Negen van de tien keer zegt de klant ja. En als hij nee zegt, heb je alsnog tijd bespaard omdat je niet voor niets hebt gewerkt.

Houd een meerwerklijst bij

Maak per klus een lijst waar je meerwerk op noteert. Doe dit digitaal op je telefoon of op papier - wat voor jou werkt. Noteer:

- Wat heb je extra gedaan - Hoeveel tijd heeft het gekost - Welke materialen heb je extra gebruikt - Heeft de klant akkoord gegeven

Sommige collega's sturen hun meerwerk direct via WhatsApp naar de klant: "Heb de extra kozijn ook behandeld zoals afgesproken, komt 45 euro bij op de factuur." Dan heb je direct bewijs én de klant is op de hoogte.

Gebruik technologie in je voordeel

Tegenwoordig hoef je niet meer met een pen en papiertje te klungelen. Er bestaan apps die specifiek voor ambachtslieden zijn gemaakt om meerwerk vast te leggen. Met je spraak kun je snel opnemen wat je extra hebt gedaan, de klant kan direct tekenen voor akkoord, en het wordt automatisch verstuurd.

Zo'n systeem werkt veel beter dan proberen alles te onthouden. Je praat het in, klant tekent, klaar. Aan het einde van de week heb je alles netjes op een rijtje voor je factuur.

Maak het onderdeel van je werkproces

Het vastleggen van meerwerk moet net zo automatisch worden als het ophalen van je gereedschap 's ochtends. Maak er een gewoonte van. Bij elke extra handeling denk je: vastleggen, akkoord klant, doorgaan.

In het begin voelt het misschien onwennig, maar na een paar weken doe je het zonder erbij na te denken. En je portemonnee zal je dankbaar zijn.

Geen geld meer laten liggen

Meerwerk vergeten factureren is geld weggooien. Met een paar eenvoudige gewoontes voorkom je dit. Leg alles direct vast, communiceer helder met je klant, en gebruik de tools die beschikbaar zijn.

Wil je weten hoe andere ambachtslieden hun meerwerk bijhouden en automatiseren? Kijk dan eens op ambacht.io voor praktische tips en tools die echt werken in de praktijk.